一、法务托管对接
1.1对公司进行尽职调查,由公司相关人员填写尽职调查清单资料情况回执。
1.2根据尽职调查清单资料情况回执,了解企业各项基本状况,包括公司行业环境、发展历史、公司目前状况,收集公司基本业务资料,包括但不限于涉及企业基本情况、发展历史及结构、人力资源、销售及客户资源等各方面的相关资料,以及相关的公司登记文件、规章制度、各类合同文本等。
1.3识别和梳理公司主要商业模式及核心业务流程,确定公司主要的面临的内外部法律风险环境。
1.4与公司相关业务部门对接,制订公司日常法律业务托管业务的总体计划,立即处理应急法律事务。
1.5完成公司尽职调查报告初稿。
二、完成流程识别,规范合同制度及开展合同业务托管
2.1帮助企业完成机构设置、部门职责、岗位职责、关键流程的业务流程、内部管理制度、行业政策、交易惯例等情况和资料的收集和整理工作。如果涉及实证分析,还需帮助客户完成诉讼仲裁、呆坏账、对外投资合作合同及合作效果案例等资料的收集和整理工作。
2.2重点针对收集到的公司合同管理制度、合同文本历史合同纠纷等,结合公司业务流程分析的实际情况,修订公司合同管理制度、流程和合同范本。
2.3制订公司合同事务的业务托管计划,对公司相关部门对接后形成合同业务托管机制。
2.4针对调查出的企业历史遗留法律问题进行排查,并根据紧急和危害程度采取处理和提出解决方案。
三、制订法律风险防控计划,开展应收账款托管
3.1根据之前进行的调查情况,按照法律风险期望值的大小对识别出的客户全部法律风险进行排序,列出必须控制的重大法律风险清单,并从部门、流程、岗位等多个角度,对客户法律风险的分布及其合理性进行评价,并提出相应的分析报告、初步解决方案和调整措施,并与客户进行沟通,为出具正式分析报告及解决方案作好准备。
3.2制定法律风险管理实施计划底稿,确定控制每项重点法律风险的基本态度,然后制定详细控制措施,最后对各项控制措施进行整合,并落实到具体的制度、组织、流程和活动中去,并确定各部门的具体实施和监控责任。
3.3重点了解公司应收账款情况,协助完善应收账款催收及呆账处理程序,对应收账款协助公司进行分类管理,形成针对公司应收账款的托管机制。
四、实施法律风险防控计划,落实合同管理系统
4.1与公司沟通后出具正式的法律风险分析报告,制订企业实施企业法律风险管理战略和计划,通过制度、流程、组织以及活动等将确定的法律风险管理目标、原则和具体措施落实到实际工作中去。
4.2向公司涉及的部门进行宣讲和培训,对组织落实法律风险管理系统的实施。
4.3重点组织公司合同业务涉及的相关部门和人员,进行合同管理系统软件的的全面培训,要求各合同业务涉及的相关部门和人员在了解和掌握的基础上,按照新的合同管理信息系统的要求,全面提高公司合同业务管理水平。
五、建立法务信息系统,对财务会计进行法律培训及支持
5.1帮助企业建立企业法务信息管理和统计制度。在上述工作的基础上,根据客户的具体情况提出客户法律风险信息统计事项和具体要求,制定相应制度。
5.2针对托管企业经常面临的财务、会计、税务、投融资等问题罗列相关法律、法规及部门规章,并结合实例解说法律、法规之适用,以此对托管企业财务等相关部门进行法制宣传教育,使公司能有效利用法律武器保护自身合法权益。
六、建立知识产权管理系统
6.1依据企业法律风险管理战略和计划,对法律风险管理体系的实施进行追踪和评估,同时,以书面形式向企业汇报法务托管及风险管理的情况报告,与托管企业共同探讨改进和优化方案。
6.2针对托管企业实际运营中所出现的重要问题或个案加以分析和研究,并与托管企业进行探讨,若属于制度性问题,则纳入到公司法律风险防控体系,以预防再次发生。
6.3针对托管企业经常面临的知识产权领域问题罗列相关法律、法规及部门规章,并结合实例解说法律、法规之适用,以此对托管企业进行法制宣传教育,使公司能有效利用法律武器保护自身利益。
七、人力资源管理托管服务
7.1针对托管企业提出的意见和建议,对服务模式及实施方案作适当调整,以便服务更符合公司的实际。
7.2会同公司人力资源部对占据公司重要岗位、公司提供过特殊待遇或提供过培训的员工进行特别法律方面教育,并为公司提供相关法律文书的起草、制订或修订(包括商业秘密保密制度、服务期协议、竞业禁止协议等)。
7.3就修正后的服务内容及方式与托管企业进行沟通,并最终确认后续服务方式及内容等。
八、优化应收账款管理体系
8.1根据托管企业需求,对托管企业的人员进行免费业务法律培训,具体培训的内容及时间由托管企业选择。
8.2与参训人员建立互动联络,为他们提供长期、随时的咨询服务。
8.3组织有关业务部门,就应收账款管理进行全面培训,优化公司的应收账款管理体系。
九、汇总常用法律法规及合同文本
9.1针对托管企业之前的状况,以书面形式对公司经常碰到的法律、财税等问题汇总相关法律、法规及地方性规章,并加注专业解释。针对前期实践,对企业常用合同文本进行汇编。
9.2结合商业实例解说法规应用,宣传法制观念及正确的会计方法,使公司能更有效地生产经营。
十、评估及完善法务托管项目
10.1对法律风险管理项目实施情况进行全面评估,了解项目实施过程中的绩效改进及存在的问题。
10.2对公司目前的应收账款进行重新梳理,协助托管企业对其进行重新分类管理。就新增加的应收账款进行有效管理,提供回收账款的方案。
10.3对交由律师处理的诉讼业务,制定时间表,定期向托管企业汇报。
十一、修订合同及制度中的重点问题
11.1了解和采集企业法务托管过程中的各种资料和数据,总结起草、制订、修改的各种合同文本及规章制度在使用中显现出来的问题,据反馈之信息与实务中的问题作进一步修改。
11.2针对新修订的各项合同、制度中的重点问题,为托管企业提供书面注解。
十二、帮助企业进行法律规划,实现企业发展法益
12.1向托管企业提交年度法务托管分析和研究报告,向托管单位提出汇报整年度的服务情况,与托管企业共同探讨其中的不足之处,提请托管企业对服务质量和工作方法做出综合评价。